O que a organização na empresa tem a dizer sobre seu negócio
Após meses de home office, alguns negócios estão voltando às operações presenciais. E depois de algum período fechada, como será que está a organização na empresa?
Afinal, mesmo com uma realidade cada vez mais digital, o dia a dia de todo negócio ainda envolve uma grande quantidade de papéis. E o acúmulo de documentos e materiais pode acabar atrapalhando na rotina de trabalho.
Veja, a seguir, os problemas que isso pode trazer ao seu negócio e como fazer uma arrumação completa.
Os problemas da falta de organização na empresa
Além de poder afetar sua imagem com clientes, a falta de organização na empresa prejudica a produtividade no negócio. Créditos: Shutterstock.
Assim como na vida pessoal, a organização na empresa é essencial para uma rotina produtiva, sem estresse, prática e até econômica.
Sem contar que ter um ambiente de trabalho arrumado é um grande atrativo aos clientes e parceiros que visitarem a sua empresa. Uma vez que passa a imagem de ser comprometida com a limpeza, processos e bem estruturada.
Porém, há outros problemas que a falta de ordem pode trazer.
Queda no desempenho da equipe
O tempo gasto para encontrar um documento é um tempo não utilizado para o trabalho em si.
Alguns minutos no dia em busca de um arquivo pode parecer inofensivo. Entretanto, de pouco em pouco, parte do dia da equipe é voltado para tarefas que não sejam úteis para a empresa.
Controle das demandas e informações
Além da economia de tempo, saber onde estão todas as suas informações facilita o processo de pesquisa e controle da sua empresa.
Imagine, por exemplo, que cada pessoa gere uma lista de materiais, pois ninguém sabe onde está o controle de estoque. Muito provavelmente, a empresa terá um gasto excessivo de materiais.
Proteção dos dados
Junto ao desconhecimento dos projetos, a falta de controle dos fluxos de informações pode gerar um risco ainda maior que é o vazamento de dados.
Tanto com documentos digitais quanto com os físicos, a desorganização impede de saber se as informações mais sensíveis ao negócio estão bem guardadas, quem pode ter acesso a elas e, principalmente, se há backup em caso de falha.
Estresse no ambiente de trabalho
O acúmulo de materiais, gerando a falta de espaço, acaba fazendo mal às pessoas, que podem sentir estresse e cansaço com o tempo.
Sem contar que em um ambiente sem a organização devida afeta o clima entre pessoas e áreas, por falhas de comunicação, erros nos projetos e outros prejuízos.
Usando os 5s da organização
A metodologia do 5s da organização é um excelente caminho para conseguir colocar em prática a ordem na empresa, podendo beneficiar, inclusive, na produtividade. Crédito: Shutterstock.
O 5s da organização é uma técnica que surgiu no Japão e visa, justamente, a organização no local de trabalho para aumentar a produtividade.
Uma metodologia que se iniciou nas fábricas e logo ganhou espaço entre as empresas administrativas, por mostrar grande eficiência e trazer bons resultados a quem as implementa.
A técnica tem esse nome, pois é junção de cinco palavras em japonês: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu e Shitsuke. Que significam: Classificar, Organizar, Limpar, Padronizar e Manter.
Saiba mais sobre cada uma e como colocá-las em prática:
Seiri – Classificar
O primeiro passo de todos é fazer o levantamento da empresa e de todos seus materiais. Separe o que é essencial e o que já está obsoleto.
O que for de uso do dia a dia deve ficar de fácil acesso de todos. Por exemplo, a mesa. O que é utilizado com menos frequência deve ser guardado em outro lugar.
Nessa etapa, o principal ponto é o foco. Assim, é importante manter nas estações de trabalho apenas aquilo que seja necessário para a função.
Seiton – Organizar
Depois que o indispensável for definido, é preciso saber onde serão colocadas as outras coisas de uso menos recorrente.
Utilize organizadores, divisórias e pastas para facilitar o processo de ordenação em armários e gavetas. Uma boa forma de classificação é dividir os documentos em escala de sigilo (documentos públicos, restritos e confidenciais), assim você já garante a proteção de seus dados.
Seiso – Limpar
Como o nome já deixa claro, essa etapa é da limpeza diária do seu local de trabalho e da empresa como um todo.
Esse é um processo diário, incentivando que seu ambiente esteja sempre em ordem.
Seiketsu – Padronizar
Após tudo estar em seus devidos lugar, classificado e armazenado, o próximo passo é a padronização.
É comum achar que essa etapa possa ser evitada, já que tudo parece estar organizado. Porém, sem a padronização há uma grande chance de a bagunça voltar, principalmente, porque as pessoas se esquecem e há a rotatividade na empresa.
Então, crie um padrão dos documentos e processos e faça questão de que todos da sua equipe também respeitem o ciclo.
Shitsuke – Manter
Shitsuke, senso de disciplina. Ou seja, assim como o Seiso, esse último passo também é um processo diário no dia a dia do office e também de todos.
É fundamental que todos criem a rotina de cuidar da arrumação de sua mesa e do ambiente ao redor. Só assim a organização na empresa estará garantida.
Viu como é fácil de colocar em prática a metodologia do 5s da organização? Melhor ainda se as técnicas forem utilizadas em um office novo e moderno, que pode oferecer novas oportunidades de negócio à sua empresa.
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